信息管理仅适用于大型公司吗?

记录管理的存在是为了提供历史悠久的文书工作和结论,并确保连续性。这些奖励适用于所有公司和公司,无论其重要性或紧凑程度如何。他们甚至今天使用的人。除了关于税收文件的内部获利帮助指南之外,还有’关于需要多长时间维护企业信息的任何既定规范。许多律师和会计师建议将小型企业的主要文件保存很长时间,因为这是大多数税务审计,诉讼和各种可行索赔的时效法令。小公司的数据管理建议与大公司的数据管理建议基本相同。

甚至ARMA Global都不会发布有关保留哪些内容以及保留多长时间的既定准则,他们说前提条件会随字段,条件和状态而变化。 “这取决于您所在的市场以及您的监管方式’”,Carlisle详细说明。 “关键因素是建立一个适合您所在企业的适当结构。”至于私人数据,当局有一些技巧。基于金融专家Suze Orman和其他人,以下是几句话 人物查找器 有关特定文件保存的提示。文件管理如何掌握文件管理?如果您不确定您是否’需要数据管理时,小回答是每个小企业必须有某种位置的记录管理程序。然而,在挑战出现后不久,几家公司引入或修改了数据管理程序和方法。为什么要坚持到最后呢?清单可以帮助您决定是否要使用其他程序或修订程序。如果任何后续声明对您的公司都是正确的,那么将时间和精力投入到实践文档管理中即可:下载清单

 实施信息管理的方式

开始一种合适的文档管理方法是’一定要压倒一切。该方法的真正秘密可能是文档主管,该人员应负责组织内部的文档管理。在信息生命周期以及如何照顾和保护隐私和详细信息方面,该人员通常是合格的。您还必须选择文件管理部门适合公司的任何地方。它会属于法律服务,行政和审计,行政提供者,数据专有技术还是其他领域?答案取决于公司的组织结构。信息管理主要信息治理理念由ARMA International提供

记录管理还应该在公司内部的重要阶段使用赢家来进行某些适当的购买和遵守。此外,各部门从一开始就必须相互配合才能建立,付诸实践并使用一种方法。拥有技术诀窍Office仅购买技术而不需要其他部门的意见不是一个好主意。如果进行大型组织,文件管理最简单,  座机或手机 而不是仅仅在某些部门内。在信息经理的协助下,在整个组织中使用数据仓库是一个绝佳的起点。完成此操作将使每个人都可以很好地建议存在的内容以及您需要多少信息’我有。通过此调查,您可以检测到非常重要的文件以及通知公司记录的文件。随后,制定适用于您公司的保留时间表,并遵守业务,监管管理和ISO规范。在People参数内部执行操作,您可以更清楚地发现如何控制生动活泼的信息。程序的要素是确定谁可以进入和不进入文件,以及谁’ll命令该可访问性。

有许多专门从事记录管理帮助的公司。有些是基于计算机软件的,大多数具有云存储功能。其他一些人进来并协助身体文档的存储和管理。如果一家公司已经存在了一段时间,则其文档管理程序很可能包含相同的物理数据和数字数据。尽管这两种文件都非常独特,但是一个强大的过程将在整个生命周期中解决历史获取和保护的难易程度,无论是身体还是数字形式。 “我们会帮助您在创建信息之前一直处理,保留和销毁信息,直到您准备好摆脱它为止,” Iron Mountain的Potts说。 “不仅仅是将东西放在笔记本电脑的垃圾桶中。”铁山之类的企业在各个地点都提供了便利设施,这些地点距离地震区和洪水区很远。 Iron Mountain的服务部门配备了许多灭火装置,支持备用涡轮的发电机,本地天气控制和安全性。该公司可以零售实际的物理文件以及电子文件,购物者可以随时检索它们。 “这确实是我们整天,每天所做的一切。真正做到这一点一直到此:如果您需要自己做,则需要对业务合规性和政策保持最新了解。有很多事情要做,” Potts声称。企业向需要的公司支付费用。 Potts解释说,这样做可以节省金钱,因为他们没有’不必雇用自己的个人数据管理团队,他们’能够将珍贵财产用于其他用途。 Potts说:“如果您是律师事务所,并且正在雇用House来购物,那将不会给您带来任何收入。” “这些物品不仅很难做到,而且财产价值高达一个绝对无可争辩的事实。”

什么’是信息管理中的注册表?

注册表很可能是发生信息管理的实际区域。通常是文件管理者通常通过纸质记录提交和访问的地方。该主管还在从生成到处置的整个生命周期中维护文件。注册表通常包含数据管理分类法。分类学绝对是仅记录管理程序中的分类过程。它利用预定的技术来安排分类框架。分类法确实应该轻松记住并且易于使用。

电子记录管理

随着技术成为业务中越来越重要的方面,文档管理方法已经历了不断的发展。信息管理应用程序(RMA)是应用程序应用程序,它们通过利用选项对能源文档进行分类和跟踪以及建立用于处置的数据来以电子方式控制数据。这些应用程序必须受到保护,负责任,持久且完整,并且需要根据准则和法律进行调整。使用任何电子方法时,请务必注意,基本上扫描当前纸质文档可能不足以将其制成文件。一些计算机软件程序需要特定的人来声明某项记录,因此该过程可以彻底处理它。每个历史记录都应具有唯一的标识符,以用于某些设备。寻找一种用户友好的东西,它具有必要的保护来保护文件。在整个信息管理范围内,某些方法包含文档管理技术(DMS)。另外,寻找可以确保可强制执行的监管链的事物,这样您就可以查看报告中提到的内容,报告中的书面内容是如何进行的以及谁参与了任何改进。这种程序可以防止未经授权的获取和更改。电子数据管理系统需要能够适应和改进专有技术。格式会更改,并且可能还需要更改以特定格式保存的文件和文档。例如,软盘最终成为1990年代中期以来最流行的顶级工程。现在,几乎没有人包含一个可以读取People光盘的文件。文件管理是长期的,而不是暂时的。

文件管理中出现的问题

与每种计划或技术一样,记录管理将无法免除问题和困难。很长一段时间以来,文档管理已在社区和政府机构,卫生保健和上市公司中开始使用,但实际上它才刚刚开始在个人领域流行。不管它在任何技术中多么根深蒂固,几乎总会存在合规性和合法问题。随后的问题也将成为问题:部门之间的冲突,尤其是文档管理员之间的冲突。随着黑客和事实违规问题变得更加先进,事实安全性和隐私性也变得更加透明和问责,随着知识自由法和其他准则的产生由于没有人将数据管理视为最高优先的事实,因此采用和实施更为广泛。设备的合并(随着公司之间的相互收购,合并和增加)未能承认Web和社交网络帖子作为数据,随着社交网站的传播速度提高,在将更成熟的身体文档转换为电子文档时,提交和条目生成不佳

在完成任何数据管理程序时,整个发行商和部门的定期性以及适当的指导也是必不可少的要素。绝对每个人都希望了解文档的生命周期以及过程中的每个步骤。 Carlisle认为许多组织特别是在RM部分存在困难:“我认为一个重大错误是假设技术诀窍可以纠正您可能遇到的所有问题。技术知识应该是整个记录管理过程中的最后一步,因为任何公司在进行工程设计之前都应该首先真正地对工作流程和主要需求进行评估。”此外,请确保在保留期限之前,任何技术都可以消除数据。卡莱尔说,有些单位永远不允许删除:“如果您不能删除某些东西,您将赢得’遵守您的保留时间表。绝对会永久损坏保留点。我知道几乎所有在此议院工作的律师都认为应该制定保留和处置时间表。您想要的是显而易见的政策,明确的行动方案以及证明您刚刚采用了该政策和流程的适当文档。”

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